Введение в продуктивность. Алгоритм работы

←←←Введение в продуктивность-1 ←←←
В первой части мы разбирались с продуктивностью “вообще”. Любая система, если она работает, работает по тем принципам.

Здесь же будет конкретный алгоритм работы, который я предлагаю. (Пока его первый шаг, но он самый важный!)

Глава 5. Промежуточный итог. Чего мы хотим

Напоминалка с прошлой статьи

Hint

• Система не должна давить на вас сверх меры, вызывать чувство вины
• Система должна избегать провалов: ситуаций, где потенциально вы можете потерпеть неудачу
• Система не должна нагружать вас дополнительными делами
• Система должна облегчать “будущему вам” существованию
• Система должна стартовать с понятной и чёткой привычки, которую легко внедрить
• Система должна помогать вам находить согласие с собой
• Система должна быть динамичной в делах: подталкивать вас (облегчая муки выбора) но не заставлять (не давая “проваливаться”)
• Система должна помогать вам держать дела под контролем и помогать принимать взвешенные решения относительно новых дел

Глава 6. Концепции, на чём всё строится

Действия

“Действия” это главный выхлоп этапа планирования. [следующее] Действие — физически первое конкретное действие по пути к вашей цели. Достаточно простое, достаточно атомарное, достаточно законченное, достаточно мотивирующее, где все решения уже приняты и все выборы сделаны. Так много характеристик! Но они сводятся к одной идее

Действие

Действие — это шаг к вашей цели, которые вы можете и хотите делать

Сначала примеры, потом пояснение:

Примеры

• цель: починить автомобиль. Действие: найти контакт приятеля, что рассказал про автосервис
• цель: узнать у человека когда он свободен. Действие: посмотреть свой календарь (чтобы предложить слоты)
• цель: разобрать завал на столе. Действие: рассортировать предметы по типам
• цель: купить подарок. Действие: глянуть в виш-лист

но есть и более сложные кейсы:

• цель: выучить физику. Действие: ??? - 15 минут читать учебник
• цель: извиниться перед человеком. Действие: ??? Составить текст письма
• цель: купить ботинки. Действие: съездить на другой конец Петербурга за кроссовками фабрики Динамо

Пояснение

Чтобы сделать любое дело, нужно 3 составляющих: триггер, умение и мотивация. Ровно как в привычках. Идея Действий работает умением и мотивацией. Идеальное действие — это такое, которое вы можете и хотите сделать в любом состоянии. Отсюда и берутся его свойства:

• достаточно простое — чтобы было проще его делать
• достаточно атомарное — чтобы если вы его начали, вы скорее всего закончите. Помните, системы, в которых чаще проваливаемся, проваливаются сами?
• достаточно законченное — потому что мозг не обмануть. Он не примет за Действие “открыть первую страничку” когда цель — выучить английский
• достаточно мотивирующее — иначе вы не захотите его делать
• где все решения приняты — потому что мы очень не любим принимать решения и оставить вопрос открытым — верный шаг к его прокрастинации

В продуктивности есть инерция. Стоит вам сесть и сделать первое действие, вы скорее всего захотите сделать и второе и вот уже и проект закончен.

И вам всё равно надо понять, что делать в ваших делах. Магия в том, чтобы понимать это на этапе планирования. Разбирая дела скопом, это получается гораздо легче и быстрее.

Проблемы

Придумать хорошее следующее Действие это навык, которому надо постепенно учиться.

Для целей выше можно же и предложить такое:

• цель: починить автомобиль. “Действие” — поехать в автосалон. (Не сработает, если вы забыли, что не знаете в какой вы хотите)
• цель: узнать у человека когда он свободен. “Действие” — открыть контакт человека (Не сработает, если у вас была подвешенная коммуникация: сложность тогда не открыть контакт, а написать)
• цель: разобрать завал на столе. “Действие” — взять предмет со стола и положить его на место. (Не сработает, если “места” ещё нет)
• цель: купить подарок. “Действие” — зайти на Озон и заказать. (Не сработает, если вы не знаете что дарить)

Видеть потенциальные проблемы сложно. Придёт с опытом.

Есть цели, для которых простое действие и не придумаешь: ну если надо тебе съездить на другой конец города, то придётся. Или если вся задача — решить как правильно, то как ты построишь действие, где уже решил?

К счастью, такие дел не очень много и их всё ещё можно упростить. “Поехать завтра в 19:00 в конкретный магазин” всё ещё более простая задача, чем “купить обувь”.

Корзина Входящих

Нам нужно собрать все дела, чтобы их одним скопом разобрать на Действия. Штука, где дела собираются называется Корзина Входящих.

Корзина Входящих — это простой список дел на обработку. Кроме “дел” это может быть стопкой бумажек, списком файлов и даже кучкой одежды. У корзины 2 задачи:

• дать делам отлежаться: чтобы вы не бросались на них сразу же как они пришли, чтобы у вас было время подумать
• не дать себя отвлечь: чтобы когда вы чем-то заняты и вам пришло новая задача, вы бы могли себе позволить не переключаться на неё, не тратить силы на новый контекст. А сохранить, будучи уверенным, что вы к ней вернётесь

техническая реализация Корзины

Главный критерий для выбора Корзины — это скорость и удобство помещения туда. У меня сейчас есть несколько Корзин:

• “Входящие” в таск-менеджере (у меня TickTick, но просто потому что я им уже пользовался к моменту старта системы) — возможность добавить любое дело через виджет на телефоне
• “Входящие” в телеге и ВК — просто чат, куда я скидываю всю переписку, что что-то от меня требует
• Физический блокнот
• Диктофон
• Папка “inbox” куда я скидываю файлы
• Лоток для бумаги

Но так много всего у меня только потому что привычка давняя — она разрослась. Я могу позволить много Корзин, потому что уверен, что буду разбирать каждую из них. С чего начать вам расскажу в главе “Уровни продуктивности”.

Реализационные намерения

Реализационные намерения — ответ на проблему, что не все Цели можно упростить до простого первого шага.

Реализационное намерение — это ваше обещание самому себе заняться такой-то задачей в такой-то момент.

Предположим, вы не любите сельдерей, но знаете, что он полезен. Когда больше шансов, что вы его съедите: если подумаете об этом на пути в столовую, только вставая с рабочего места, или если увидите его у кассы? Не все цели можно доформулировать до притягательных действий. “Поехать на другой конец города” всегда будет неприятным. Но заранее смотря на эти задачи, заранее решая когда и как вы будете их делать, у вас будет время с ними свыкнуться и таки разобраться с ними.

“Но постойте” - могли бы сказать вы, — “разве система с календарём это не система с реализиационными намерениями? Почему там это плохо, а тут про них говоришь?”

Штука в количестве дел. Если все ваши дела такие, к которым надо готовиться, настраиваться, закладывать силы — система проваливается. Если большинство ваших дел — простые Действия и пару сложных задач за неделю, вы их выдержите.

Глава 7. Какой будет наша система

Нам понадобятся 3 части: Деланье, Планирование и занесение в план.

• Делать дела это наша конечная цель. Но чтобы их делать, нам надо понять: что и как мы делаем сейчас, а что и когда мы делаем потом.
• Планирование. Задача планирования — облегчить жизнь себе в будущем. Не заставлять себя сверх меры, а помочь. Поэтому в первую очередь мы сосредоточимся не на том, чтобы раскидывать дела по разным дням и разным слотам, а над работой над нашим пониманием дела: разборкой, а хотим ли мы вообще его делать, определением первых шагов — действий
• Занесение в план а-ка “корзину входящих”. Ну а чтобы нам было что планировать, у нас должны быть выписаны дела — наши “кандидаты” для работы.

Разберём каждую из частей подробнее, но в обратном порядке

Занесение в план. Добавление в Корзину Входящих

На этапе планирования мы будем преобразовывать дела в Действия. Но для преобразования эти дела должны быть у нас скоплены.

О сущности корзины входящих я писал выше. Теперь посмотрим на неё как на привычку.

Заполнение Корзина Входящих как привычка

Помним, что любая система — это набор привычек. А любая привычка — это триггер + мотивация + простое действие.

• Действие привычки. Записать себе дело в корзину / репостить сообщение в чат / кинуть бумажку в лоток… При удобной корзине входящих это автоматическое действие и прекрасно ложится в привычку
• Триггер. “Как только пришло какое-то потенциальное дело.” Звучит чуть размыто, но тоже ничего сложного: дел вам приходит много, научиться отслеживать что они пришли не сложно. Особенно, если “дело” пришло с почты или месседжера. Прочли сообщение → кинули в корзину
• Мотивация.Мотивация целиком держится на остальных частях системы. Задачи корзины — дать делам отлежаться и не позволять себя отвлекать. И то и то работает только если вы уверены: вы кидаете дело не в чёрную дыру.

Планирование. Разбор Корзины Входящих

Помним: главная цель планирования — облегчить себе жизнь в будущем, а не нагрузить себя. Возможность планировать “сделаю это на работе после обеда” придёт по мере свыкания с системой. Но на старте важнее — облегчить дела и сделать из них Действия.

Задачи планирования

• Облегчить дело: сформировать Действие. Когда к вам приходит задача, обычно она приходит как цель. Навык преобразования из цели в первое Действие будет постепенно развиваться. Но он критически важен, чтобы система работала
• понять, чего надо сделать. Часто вы и не помните, что чего-то ещё не сделано, что какая-то задача ждёт своего следующего шага. На планировании вы можете посмотреть какие у вас сейчас проекты и по всем ли есть задачи
• облегчить муки выбора. Если у вас 100 дел, вы не сделаете ни одно. После планирования у вас останется всего 10-20-30 дел, которые уже можно обзреть
• дать время “смириться” с неприятными задачами. Помните про сельдерей или про задачу поехать через весь город? Спланировать, когда вы это сделаете, превратить абстрактную задачу в реализационное намерение — это всё тоже можно сделать на этапе планирования

Растяжки планирования

В процессе работы системы далеко не всё будет точным и чётким алгоритмом. Вот несколько неопределённостей, которые вас ждут

• муки выбора vs неопределённость будущего. Вам будет хотеться назначить дело на определённую дату и поставить дедлайн. Этим вы, конечно, облегчите себе дальнейший выбор. Но на начальном этапе делать так не стоит: слишком велик риск провала.
• неприятные задачи vs Действия. Будут неприятные дела, которые не преобразовать в Действия. Оставляйте их, но не дайте им разрастись.
• Делать ли мелкие дела сразу или оставлять в системе. Смотря когда вам нужен быстрый способ почувствовать себя молодцом. Глобально я хочу оставлять мелочь в системе — это повод вернуться к делам и лишний раз на них посмотреть. Но в начале… Как в начале расскажу дальше :)

Планирование как привычка

• Действие привычки. Берёте свою корзину входящих и запись за записью обрабатываете: думаете, как из цели выделить первый шаг. Записываете в список дел. Обычно я ограничиваю разбор 30 минутами — дальше сосредотачиваться сложно
• Триггер. Любой чёткий каждый день. Бывало я разбирал корзину после пробуждения. Сейчас делаю это на перерыве после обеда. Но про триггер надо подумать
• Мотивация складывается из двух. Быстрый дофамин можно получить, делая простые дела из корзины входящих сразу. Но основное, конечно, это понимание что у вас всё схвачено и всё под контролем, что то, что вы делаете во время планирования реально поможет на этапе деланья дел.

Деланье дел

Наконец, поговорим о самом важном этапе — как таки делать дела

Классификация

• Реализационные намерения — с ними всё понятно. Их мало, вам надо морально подготовиться и просто сделать
• Привычки (классические и не очень) — это наша основа. Штука в том, что привычка это не просто “почистить зубы”. Это в том числе и “придя на работу посмотреть список дел и сделать хотя б маленькую задачку” или “придя домой и отдохнув глянуть, точно ли ничего не забыл на сегодня”.
• Спонтанные штуки. Наконец, всегда есть место спонтанным штукам. Как отдыху, так и делам. Мы избегаем дел и не делаем их спонтанно только когда они страшные. А если у вас задача “позвать друга в кино” и вы уже выбрали фильм, почему б не позвать его, когда столкнулись с ним на улице?

Где тут вообще “согласие с собой” и “Действия?”

Может показаться, я не предлагаю ничего нового: ну да, делаем с привычками, иногда спонтанно.

Главное ноухао — хороший список Действий, который вы разработали на этапе планирования.

• хороший список действий это тот, в который вы не боитесь заглядывать
• хороший список действий это тот, где вы внутренне согласны со всеми делами
• хороший список действий это тот, где вы понимаете как делать. Где сложно “провалиться” — если вы уж начали, то почти сразу Действие и закончилось - можете себе его зачекнуть

Проблема, почему привычки деланья дел не формируются, почему вы не хотите сделать что-то спонтанно, почему не думаете о реализационных намерениях в “токсичном” списке дел. Как только он перестаёт пугать, а начинает манить — так сразу всё становится сделать гораздо проще.

Деланье дел как привычка

• Действие привычки — посмотреть в список Действий, выбрать подходящее, делать
• Триггер — вам придётся придумать их самим
• Мотивация — наличие действий, что вы реально хотите сделать. И отсутствие того, чего вы боитесь

Глава 8. Уровни продуктивности

Уровень 1. Stay tuned

Ну, а теперь — с чего начать.

Что будем делать

Выкинем самый важный этап: “деланья”. Не бойтесь. Во-первых, ну вы же дожили до своих X лет — значит так или иначе дела делаете. А во-вторых вы увидите, получив в привычку первые два этапа и за деланьем проблем не встанет. Мы оставим только закидывание в корзину входящих и разбор этой корзины.

Дальше нам нужна чёткая мотивация. Наша — не продалбываться. А для начала: “отвечать людям, когда они просят о чём-то”.

Будем учиться делать следующее: займёмся задачками от коллег и друзей не сразу, как вас их попросили, а на разборе корзины. Коллега попросил список людей на мероприятие через месяц? Добавим в корзину входящих и отправим при разборе. Друг попросил купить ему сувенир? Добавим в корзину входящих и сделаем при разборе.

Потенциальные проблемы?

• Но ведь есть срочные задачи, которые надо прям сейчас? да, их и отправляйте прямо сейчас. Наша задача не абсолютно все сообщения через корзину Входящих прогонять, но достаточное их количества для привычки
• И что, на любое сообщение друга так отвечать? нет, если друг просит последнюю фото с телефона, и вам её только выбрать и отправить - отправьте сейчас. А вот если вам надо на этой фото дорисовать указатели и составить описание, а нужно другу не прям щас — это уже повод отложить до разбора. Со временем вы научитесь различать эти ситуации
• А люди не будут против, что вы игнорируете их просьбы и замедляете?
  • во-первых, мы не игнорируем. Отвечайте людям: “хорошо, завтра отправлю”. Если это срочно, вам скажут. Если нет — вы их успокоите
  • во-вторых, мы работаем на их стороне: не продалбываемся с просьбами. Разве люди будут недовольны тем, что вы стали более исполнительным?
  • в-третьих, мы делаем работу более качественно. Одно дело когда вас попросили кинуть данные для отчёта вечером, когда вы заняты другим делом: вы скините первые что под рукой. А другое — когда у вас было время про это подумать и когда вы бодры и нацелены на разбор задач

Преимущества уровня Stay Tuned

• вы не продалбываетесь. Я обычно чувствую себя ужасно, когда что-то забываю что люди меня просили. С новым подходом вы не будете забывать
• у вас есть время взвесить задачу — или чтобы сделать её более качественно, или что бы от неё отказаться. Во втором случае вы сможете дать мотивированный и обоснованный ответ, что тоже важно
• вы не пытаетесь получить больше времени, вы просто его перераспределяете. Вам и раньше надо было ответить коллеге, прислать отчёт и т.д. Сейчас вы эту задачу группируете с другими, но это не дополнительная нагрузка, она всё та же
• привычки этого уровня — очень чёткие и их относительно легко внедрить
• этот уровень — база для дальнейшего. Вам нужно будет учиться переформулировать задачи в первые шаги (Действия). Вам нужно будет создавать привычки эти действия делать. В итоге у вас будет довольно обширная сеть привычек, которые не создать с наскока. Но “запись в корзину входящих” - “разбор корзины входящих” останутся базой, на которое всё дальше наматывается.

Алгоритм

Инициация:

• обзаведитесь “корзиной входящих”. Создайте пустой чат с собой. В телеге это можно сделать через бота @botfather, VK - создав приватную группу
  • не используйте saved messages как корзину входящих! Корзина должна очищаться каждый день. Вряд ли ваши сохранёнки будут пустыми
• продумайте триггер для разбора раз в день. Подумайте, когда у вас будет полчаса свободного времени. Может после завтрака? Или на обеденном перерыве?
  • Помните, что это не “доп время”, это лишь его перенос. Вы и так и так бы потратили время на всё что описано ниже. Просто так тратите его кучненько

Привычка добавлять:

• Триггер: коллега/друг попросили вас о чём-то, что требует вашего внимания, но не является чересчур срочным
• Действия:
  • 1. репостнуть сообщение от коллеги в чат с собой — вашу Корзину Входящих
  • 2. написать коллеге: “хорошо, просмотрю завтра” / “сделаю на днях, пойдёт?” / “Когда дедлайн по задаче? Могу ознакомиться завтра и дать содержательный ответ?”…
  • 3. получаете от коллеги согласие, что всё ок
• Мотивация:
  • вы не отвлекаетесь от текущего дела
  • вы уверены, что не забудете о задаче и, значит, будете чувствовать себя молодцом

Привычка разбирать:

• Триггер: вам надо продумать его самим
• Действия:
  • 1. отмерить себе полчаса на разбор
  • 2. идти по своей корзине входящих. Прям сразу стараться делать дело, отвечать коллегам и друзьям, искать информацию
  • 3. если дело слишком большое, чтобы сделать сразу — по крайней мере составьте план, но пока делайте его как вы жили и делали раньше: вы же раньше справлялись с делами?
  • 4. после обработки задачи из корзины просто удалите её
• Мотивация:
  • вам понравится делать лёгкие дела скопом. А большинство просьб от коллег будут не очень сложные
  • вам понравится, что для сложных дел у вас по крайней мере есть теперь намётки плана
  • вам понравится, что вы не продалбываетесь

Уровень 2: Do everything. Уровень 3: Choose important

про остальные уровни кратко. Когда-нибудь опишу больше, но пока — основная суть

На первом уровне ваша задача — обзавестись привычкой разделять поступление задачи и планирование и привычкой работать через корзину входящих. Думать о высоком — о ваших целях и ценностях — мы будем на третьем уровне.

Задача второго уровня: привести дела в порядок. Вам нужно будет понять, а чего вы вообще делаете, обзавестись привычками разбора.

Я говорю довольно кратко и по сути скрываю за этим уровнем всю сложность разнообразия методик — и помодорро таймеры, и календари, и создание привычек…

Но главное на этом уровне это иметь “здоровый” список действий. И научиться выделять из ваших задач Действия.

Пока я не написал подробнее, вот две книги, что рекомендую:

• “нанопривычки” Би Джей Фогг — о том, как создавать привычки и что стоит за их созданием
• “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен — о методологии, которая на 80% покроет ваши потребности

Освоив второй уровень, вы будете знать все свои дела и поймёте, что вы из них хотите делать.

По сути, выбор важного и неважного постепенно будет происходить уже на этом этапе: разбирая корзину входящих, вы дадите себе время подумать над тем, что хочется делать.

Но вы можете усилить это обдумывание, добавив привычки рефлексии о ценностях.

---

обсуждение в Телеграм