Введение в продуктивность. Теория

Статья — старт вашей системы продуктивности

• почему вот та описанная в книге система не работает
• что такое продуктивность вообще, что в ней ядро, а что напускное
• куда стремиться
• с чего начать

Кратко

(“Кратко” - потому что “читать статью” это тоже дело, а читать длинную статью - сложное дело)

• Продуктивность это не про “заставить себя делать больше дел”. Продуктивность это про найти согласие с собой.
• Продуктивность — это на 90% привычки.
  • “Заноси всё в календарь” — привычка.
  • “Думай, как задачи ведут тебя к Целям” — привычка
• Многие системы великолепно работают у авторов. Авторы забывают, что их системы надо внедрять.
  • “Заноси всё в календарь” — “хорошо, а как мне к этому привыкнуть? Я же ещё не продуктивен, чтобы делать все дела”
  • “Думай, как задачи ведут тебя к Целям” — “хорошо, но когда об этом мне думать и что делать с остальными задачами?”
• Вам нужна не идеальная система, вам нужна система, которую легче привить и в которой сложнее провалиться
• Мы начнём с простой цели и понятной мотивации: не продалбываться.
• На этом получим привычку разделять задачу и выполнение. Это даст нам этап подумать и порефлексировать
• Потом поймём, что делать с уже имеющимися делами. Разберём цикл, который проходят дела
• И тогда будем размышлять о высоком и о том, какая она — ваша Идеальная Система

Глава 1. Различные системы. Почему они не работают?

Начну с того, что обрушу свой карающий слог на другие системы. Буду доказывать, что всё фигня ничего не работает. (А потом, в главе 3 переобуюсь и скажу, что в целом-то всё может работать. Но это будет потом!)

Есть много разных систем. Вы видели их в книгах. Вы читали про них в блогах. Вы пробовали их внедрить у себя и это не сработало. Почему?

Топ причин

1. Любая система продуктивности — это комплексный набор привычек, завязанных друг на друга. Авторы систем уже привыкли и забыли, как это было сложно — строить такую систему. Поэтому они учат вас конечному результату, но не шагам по её получению.
2. Системы вас заставляют что-то делать. Вы сопротивляетесь. Уровень раздела между “система помогает мне сфокусироваться на важном в данный момент” и “система заставляет меня заниматься тем, чем я сейчас не могу” очень близок к поверхности. Провалиться легче лёгкого. Из этого следствие:
3. Системы плохо мотивируют вас следовать себе, зато хорошо давят на чувство вины и попрекают провалами. Далёкий мотиватор “светлого будущего” всегда проигрывает близкому демотиватору “чувству вины”. Системы, в которых легко провалиться — проваливаются сами.
4. Системы усложняют вам жизнь вместо упрощения. Подумайте, у вас были дела, а теперь у вас есть дела что надо сделать до конца недели. У вас были дела, а теперь у вас есть дела, на которых надо дополнительно сфокусироваться… Разве это делает жизнь проще?
5. Системы недооценивают, насколько сложно избавиться от “лишних” дел. Вот согласились вы коллеге помочь с отчётом, а потом передумали. И чего, просто перестать делать? Нет. Вам надо как минимум понять, а можно ли вообще на этом этапе отказаться и объяснить коллеге причины, да так, чтобы не испортить отношения. Или вот смотрите вы ютуб после работы и хотите перестать. Но вы же смотрите его не просто так? А потому что устали и потому что вам нужен отдых. А ещё потому что у вас нет дел, которые вы ощущаете достаточно важными и посильными в этот момент.

Примеры

“Выписать список дел”. Ну да, это только нагрузите себя им. А ещё не захотите смотреть: там же будут неприятные штуки!

Определите свои ценности и составьте дела отталкиваясь от ценностей. От “неважных” дел вы просто так не избавитесь. А к важным начнёте относится ещё более пиететно. Сторонники этого подхода говорят: корабль, который никуда не плывёт, не имеет попутного ветра. Но забывают что если корабль тонет, всё равно куда он плыл.

Поставьте задачам дедлайны / распределите их в календарь. Сработает только в “тепличной” среде. Чаще работает на офисной работе. Но если это новое дело или личная продуктивность… Пара сложных задач, которые вы не осилили в дедлайн + чувство вины когда вы запланировали, а пришли без сил — и всё. Системы, в которых легко провалиться — проваливаются сами.

чуть больше об этом: разные системы продуктивности

Глава 2. N определений продуктивности

“N” — потому что определений продуктивности не меньше, чем систем. Вон у меня у самого для вас 4

Слой 0. Берёшь и делаешь

Определение

Продуктивность это способность успевать делать больше

Это наш житейский, поверхностный слой. Мы смотрим на людей, что много успевают и думаем “они продуктивны”. Смотрим на системы, что обещают нам: “вы будете много успевать” и думаем “круто, я тоже буду продуктивен!”

“Таск-трекеры” и списки дел часто про это: выпиши свои дела и делай! Дедлайны про это: вот тебе когда надо сделать задачу, делай!

Нет ничего плохого думать про продуктивность в этом ключе. Но мы пойдём глубже.

Слой 1. Планируешь → делаешь

Определение

Продуктивность это способность успевать делать больше из запланированного тобой

Не все дела для нас продуктивные дела. Обычно мы не считаем переход дороги “продуктивным делом”. Хотя это определённо дело с целью и времязатратами. Делаем мы что-то постоянно (ведь существуем постоянно). Но чаще всего считаем важным именно соответствие своим планам. Когда вечером запланировал поработать, а смотришь ютуб — тогда ты считаешь себя непродуктивным.

Только ты определяешь маркер “продуктивности”. На работе есть формальные критерии от твоего начальника — KPI, вот это всё. Но мы туда не лезем. Я буду говорить о продуктивности для самого себя. Может ты не выполнил задачу на работе, потому что решил что важнее другая задача? Может не починил полку дома, потому что играл с детьми? Если ты считаешь, что время прошло продуктивно, значит так оно и есть.

Слой 2. Длинный горизонт планирования

Определение

Продуктивность это способность определять и больше делать то, что ты хочешь на нужном тебе горизонте времени

На этом шаге мы начинаем играть “в долгую”. Все те систему, где “поставь себе задачи и иди выполняй”, они сделают тебя безумно продуктивным на пару дней. Поэтому мы так за них цепляемся. Но чаще всего мы хотим быть продуктивными “в целом по жизни”.

Определение выцепляет два важных пункта

1. способность определять что ты хочешь делать а что нет — тоже часть продуктивности. Продуктивность это не только делать что сказано свыше
2. выбирая систему, нам нельзя смотреть на “идеальный день по этой системе”. Нам надо думать про неё глобально — насколько нам комфортно с ней жить?

Нам нужна система, с которой нам комфортно, даже если с ней мы делаем чуть меньше дел, чем с другими системами.

Остался последний вопрос. “А в какой момент определять, чего ты хочешь делать?”

Слой 3. Внутреннее согласие

Определение

Продуктивность это способность достижения внутреннего согласия в приложении к делам

Положим, утром ты решил: “вечером займусь стиркой”. А вечером пришёл и принялся смотреть Ютуб. Утром ты хотел одного. В момент когда достал телефон — уже другого. Считать ли себя продуктивным?

• Был тяжёлый день и отдыхаешь? → Ты продуктивен, заботишься о себе
• Сил дофига, были планы, но прокрастинируешь → Тогда ты совсем не продуктивен

Действие одно, наша оценка разная.

• Говоря о внутренней продуктивности, мы не можем считать количество “дел”, ведь что есть “дело” определяешь ты сам.
• Мы не можем ждать соответствие “плану”, ведь ты волен его менять в любой момент.

Единственное, что нам остаётся, задать вопрос: “а довольны ли мы сами своими делами”. И стремиться быть довольными.

Глава 3. 3 столпа продуктивности

Мы поговорили о том, что такое продуктивность. Поговорили почему многие системы не работают. А теперь ПЛОТ-ТВИСТ: вообще-то любая система может работать. А может и не работать. Но всегда в основе работы будет 3 столпа.

Привычки

Думать в голове “правильные мысли” это важно. И к “согласию” мы ещё вернёмся. Но итог наш — это всегда действия. Чего мы сделали в реальности. Мы хотим внедрить систему напостоянку, а значит мы хотим себе новые привычки. Вывод: любая система продуктивности это набор привычек.

Для привычки нужно 3 компонента:

• триггер — событие, после которого привычка начинается
• умение — возможность делать действие привычки
• мотивация — желание делать действие

Так, я чищу зубы после завтрака (триггер), я в состоянии поднять свою зубную щётку и могу уделить пару минут (умение) и я бы хотел зубы подольше здоровыми (мотивация).

Важные штуки

• Система продуктивности это много привычек. Про каждую часть надо думать: “а какой триггер, насколько я умел в этом и какая моя мотивация”. Авторы систем редко предлагают думать про привычки, не помогают их внедрить — и поэтому их системы проваливаются.
  • Например, система календарного планирования это (как минимум) привычка составлять календарь и просматривать календарь когда думаешь “чем бы заняться”. И ещё привычка рефлексировать
• В привычках регулярность важнее полноты, надо продумывать такое действие, которое вы можете сделать даже без сил.
  • Если система не сработает, пока вы час не просидите над составлением плана — привычка не приживётся. Чем чаще система допускает провалы, чем скорее провалится она. А если даже 5 минут даст результат — шансов больше
• Частота и регулярность триггеров важны. Проще всего привязаться к утреннему или вечернему ритуалу.
  • “время” — плохой триггер. Вы не сможете внедрить привычку “начать работать в 9 утра”. Только “начать работать как пришёл и выпил чай”
  • “раз в неделю” — плохой триггер. Просто слишком редкий. Большинство систем хочет периодический обзор. Но если вся система строится на этом, она скорее всего провалится
  • “когда придёт время делать дело” — плохой триггер. Системы хотят, чтобы вы вместо “плохого” дела делали “хорошее”. Но “начал делать плохое дело” слишком размытый триггер, “вроде б уже отдохнул, могу что-то поделать” слишком размытый триггер. Чтобы система работала, надо думать про триггеры как подготовки к работе так и использованию системы.
• БОльшая часть “мотивации” это “согласие с собой”. К нему и перейдём.

Согласие с собой

Что имею в виду?

• вас не страшит список дел. Нет такого, что “блин, там неприятная задача. Пока я на неё не смотрю, её как бы и нет”
• вы в целом понимаете важность своих дел и договорились с собой, что будете их делать
  • это не значит, что вы прям хотите делать все дела. Но это значит что вы примирились с ними. Если вам надо оплатить квартплату когда она только поднялась на 20% — вы враздрае. Когда вы подумали и приняли решение, “всё равно буду платить, чего ж поделать” — вы в согласии с собой
• у вас в целом разумные ожидания себя в будущем. Если вы планируете вечером заняться работой, ты вы достаточно себя изучили, чтобы понять: вечером будут на это силы
• у вас не очень много неудач, провалов в работе с делами. Или того, что вы считаете неудачей.

Почему говорю об этом (второй раз!)

• ограничить возможности систем продуктивности.
  • Если у вас в жизни что-то враздрае, если вы делаете дела “через силу” — не ищите подходящую систему. Обратитесь к психологу, возвращайтесь потом. Система продуктивности может помочь сделать пару дел через силу, но не жить так.
• показать, как это любая система продуктивности может работать.
  • возьмём календари, что я ругал выше. Основная их проблема — что вы слишком часто ощущаете “провал” — слишком часто пытаетесь себя принудить сверх меры. Но если если задачи лёгкие и провалов нет? Тогда система работает
  • или возьмём методику “Съесть лягушку” — предложение с утра начинать с самого неприятного дела. Если оно просто неприятное, когда вы сами не понимаете, а надо ли оно вам вообще — методика проваливается. А вдруг дело для вас важное, желаемое, просто большое? Тогда вы его сделаете и будете чувствовать себя героем. Великолепная мотивация для закрепления привычки
• Сказать, что вообще-то “согласие с собой” не данная свыше константа. Хорошие методики позволяют вам с собой примириться

Хорошая система продуктивности помогает повысить согласие с собой

• Если методика подталкивает вас к тому, чтобы вы посидели над задачей и подумали, как и почему хотите её делать — вам проще с собой примириться
• Если методика даёт вам достаточно свободы, не заставляет сесть за дело, когда вот в моменте вам совсем никак — вам проще с собой примириться
• Если методика позволяет вам обозреть какие у вас задачи вообще есть и спокойно выбрать подходящую — вам проще с собой примириться

Система продуктивности — привычки и согласие с собой — имеют очень яркую положительную петлю обратной связи. Чем лучше у вас получается в привычках, тем в большем вы согласии, чем больше вы в согласии, тем проще вам в привычках. Но и наоборот: хуже привычки - меньше согласия. Меньше согласия - сложнее внедрить привычку.

Проблема в том, что большинство систем рассчитывает, что у вас уже хорошо и с тем и с тем: что вы уже внедрили всё, что предложил автор и в целом довольны. Тогда оно сработает. (Ещё бы, автор то как раз такой — он внедрил, у него работает, вот он и про остальных так думает!). А у вас не так. Пока вы не внедрили систему продуктивности, любой в привычках ударяет по согласию с собой, а плохое понимание себя и предсказание “каким я буду в момент выполнения” ударяет по возможности внедрить привычку.

Динамичность

Последний столп системы продуктивности — её динамичность. Я раньше думал о системе, которую надо один раз внедрить и всю жизнь с ней ходить. Я думал о привычках, которые позволят мне сделать все дела. Я ошибался.

Динамичность во внедрении

Про неё я уже говорил: большинство систем продуктивности — комплексный набор привычек. Хотите внедрить систему? Не смотрите только на цель. Смотрите на путь.

• Сначала вычлените базу. Привычки, которые помогут вам начать
• Потом достройте привычки, чтобы разобраться со всеми делами
• И наконец можно будет думать про ценности и высокие материи.

Динамичность в состоянии

Я описал шаги “база” - “дела” - “ценности” как будто вы всегда идёте вверх. Но это не так.

• Ваша жизнь сейчас спокойна → больше привычек, планирования и дел
• Период турбулентности и мало сил → возвращаетесь к базовому уровню

Смена периодов, когда вы больше думаете о глобальных планов и когда вы сосредоточены на локальных штуках — это нормальное течение жизни.

Динамичность в делах

Есть дилемма продуктивности-эффективности

• Наиболее эффективны мы в рутинах и жёстких привычках. “Эффективность” тут это плотность сделанных дел. Чтобы быть очень эффективным, нужны жёсткие привычки и отсутствие “простоя”. Но разве ж это жизнь?
• Продуктивными мы себя чувствуем, когда ощущаем изменения. Мы начали проект - мы его закончили. Прошлым летом я буквально каждый день: 8 часов работал, 2 часа занимался саморазвитием, час писал код и ощущал себя чудовищно непродуктивным

Хорошая система построена на привычках и уделяет больше внимания стандартным вещам. Но оставляет пространство для нового и спонтанных решений.

Глава 4. 4 причины, почему продуктивность работает

Почему внезапно что-то куда-то выписали, что-то над чем-то посидели и вот мы уже продуктивны?

1. Система продуктивности позволяет меньше уставать

Усталость от частой смены контекста. Когда вы 2 минуты поделали одно дело, потом зашли в телегу задать вопрос коллеге, потом поделали 2 минуты другое дело, потом посмотрели письмо на почте,.. Это утомляет. Управляя делами, мы можем группировать похожие. Делать похожие дела вместе гораздо проще, чем в разнобой.

Усталость от прокрастинации. Когда вам надо сосредоточиться на деле, но оно чересчур неприятное, вы начинаете прокрастинировать. Хорошая система продуктивности уменьшает количество неприятных дел, значит и поводов для прокрастинации меньше.

Усталость от мук выбора. Если нам надо выбрать из “а хрен его знает сколько там дел у меня в голове”, то мы скорее не выберем ничего, пойдём опять прокрастинировать. Система продуктивности позволяет муки выбора снять.

2. Система продуктивности позволяет проще отказываться от дел

Почему мы берём на себя дела, за которые потом страдаем?

• Эффект новизны. Как нам пришло что-то в голову, так оно такое блестящее, яркое и заманчивое. Чисто своей новизной оно и привлекает.
• Отсутствие сравнения. Когда мы берёмся за дело, мы сфокусируемся только на нём. Видим цель, не видим препятствий. А вот делаем дело уже в контексте, когда приходится сдвинуть всё остальное.

Хорошая система продуктивности убирает эти проблемы

• убирает эффект новизны. Даёт делу отлежаться чуть-чуть, помогает вам остыть и принять более взвешенное решение
• позволяет повертеть дело и понять, насколько оно сложное. В спокойной обстановке это понять проще
• направляет дело в контекст. Позволяет задать вам самому себе вопрос “а в каком контексте я буду делать это дело? А у меня там свободный слот? А если нет, готов ли я отказаться от того, что там сейчас?“

3. Система продуктивности упрощает жизнь себе будущему

Главная фича системы продуктивности — это отдельный этап планирование. Нафига он нужен?

• Упрощает дела. На этапе планирования мы в спокойной обстановке можем понять, из чего состоит дело и с чего его начать
• Снимает муки выбора. Выписав все дела во вне и избавившись от части, поняв когда мы что хотим делать
• Снижает нагрузку по времени и на мозг. Если вам и так и так надо понять, с чего начать дело и решиться его делать, почему бы это не сделать на этапе планирования? Просто скопом это сделать проще, чем по отдельности и вы сэкономите себе время и силы.

4. Система продуктивности позволяет не продалбываться

Лучше достигать свои цели”, “меньше уставать”, “сделать себе жизнь лучше” это важные и благородные цели. Но вот, что держит меня за систему даже в самые тяжёлые моменты: благодаря системе я не продалбываюсь.

Есть у вас такое?

• взяли дело и забыли о нём
• не ответили человеку сразу, а потом как-то неловко
• понимаем, что для дела надо сделать что-то неприятное и прокрастинируем

Система это лечит

• Если вы взяли какое-то дело и оно попало в систему, вам уже не надо о нём помнить, оно не пропадёт
• Если вам нужно время “время на подумать” для ответов, система даёт его
• Если следующее действие неприятно, система даст время и возможность его проработать

Глава 5. Промежуточный итог. Чего мы хотим

Просуммируем всё описание выше и поймём, какие штуки не работают, а чего мы хотели бы.

Hint

• Система не должна давить на вас сверх меры, вызывать чувство вины
• Система должна избегать провалов: ситуаций, где потенциально вы можете потерпеть неудачу
• Система не должна нагружать вас дополнительными делами
• Система должна облегчать “будущему вам” существованию
• Система должна стартовать с понятной и чёткой привычки, которую легко внедрить
• Система должна помогать вам находить согласие с собой
• Система должна быть динамичной в делах: подталкивать вас (облегчая муки выбора) но не заставлять (не давая “проваливаться”)
• Система должна помогать вам держать дела под контролем и помогать принимать взвешенные решения относительно новых дел

Вы прочли большую статью. Сделайте перерыв, выпейте чай. А потом возвращайтесь и мы поймём, а что же собственно делать!

→→→ Введение в продуктивность-2 →→→

---

обсуждение в Телеграм