Раньше думал, что “ну всё как-то само получится, как-то само будет находиться, ничего дополнительно делать не надо”. Я разочаровался в этой идее. Хорошая система организации действительно сильно упрощает работу с собой. Но всё же требует вашего внимания. Кажется доп работа — это муторно. Но лучше раз в пару месяцев потратить полчаса, чем всё время раздражаться от того, что не помнишь куда что положил.
Эта статья поможет не превратить вашу систему организации в свалку.
hint
Для систем организации есть два пути, “почему мы вернёмся к сохранённому”:
- Вы в нужный момент вспоминаете: “О, я же это сохранял” и идёте смотреть в систему
- Вы имеете привычку, по которой каждый раз смотрите нужную часть системы, в предположении, что что-то вам пригодится
- про работу через привычку — эта статья
- про работу через память — следующая
Пока работа через привычку звучит абстрактно, но вот примеры:
- вы идёте в магазин и имеете привычку: каждый раз смотреть список покупок. Нет ли там вдруг чего, чего забыл?
- вас попросили подготовить выступление и вы имеете привычку: каждый раз, когда я готовлю выступление, я сначала просматриваю список предыдущих выступлений, а ещё список прочитанных книг по теме.
- вас попросили подготовить выступление и вы имеете привычку: “пройтись по списку коллег и подумать, есть ли у кого нужный материал”
- вы читаете книгу и имеете привычку: добавить книгу в базу знаний и заодно посмотреть, есть ли материалы рядом
- вы пишите статью про “два способа работы с системой организации” и имеете привычку: открыть заметки в своей базе, на основе которых я пишу статью и проглядеть их
Разберёмся подробнее, как работают обе эти штуки, где они пересекаются и когда какую использовать.
Память ненадёжна. Поэтому многие вместо неё предлагают формировать привычку. Например Getting Things Done предлагает формулировать и заглядывать в “список следующих действий”. А P.A.R.A. говорит перед стартом проекта обязательно посмотреть все старые. У метода есть свои ограничения, но сначала расскажу подробнее о нём самом.
Идея проста: создать себе привычку всегда перед тем, как сделать X просмотреть к список уже сделанного.
- Если сформирована привычка, то вы всегда сможете пользоваться “заготовками”: будь то список сделанных проектов или список будущих дел.
- Если сформирована привычка, то вы всегда будете уверены, что файл не потеряется, а дело не забудется
- Если сформирована привычка, то вы чувствуете уверенность в своей системе и спокойствие
Однако у идеи “давайте делать привычки” есть проблема, о которой я не видел, чтобы говорили. Она работает, “если сформирована привычка”.
формирование привычки просматривать списки и возможная проблема
Напомню, что привычка формируется при наличии триггера, способности её выполнять и мотивации (см. О привычках). С Триггером и способностью всё более менее понятно. А вот в мотивации стоит обратить внимание на проблемы.
триггер
Триггер — то, что запускает привычку. В наших с вами делах — просмотре списков — эта штука, которая позволяет вспомнить “ой, я же хотел посмотреть, что там написано”.
Такой триггер легко создать для списков проектов: например, “сели создавать первый документ” или “увидели в корзине входящих идею сделать проект”. Такой триггер сложнее создать для дел, но об этом мы поговорим как-нибудь в разделе О делах.
способность выполнить
Способность — то, насколько легко вам что-то найти. В нашем случае — понять, “где же оно лежит”. Облегчить такое нахождение — одна из главных задач Системы. Но пока оставим её за скобками. Часто и для сделанных проектов и для списка дел достаточно просто плоской структуры, которую вы целиком просматриваете
мотивация привычки
Мотивация — то, что вас вознаграждает при создании привычки. Ради чего вы её делаете. И это штука на поверку не такая тривиальная. Ни Тьяго в P.A.R.A., ни Аллен в GTD об этом не говорят :(
Важно
Чтобы у нас была мотивация смотреть список, должно выполняться 2 условия:
- В списке не должно быть вещей, которые нам прям не хочется смотреть
- Нам надо почаще “выигрывать”: реально находить что-то в процессе поиска такого, о чём до этого мы не помнили
“Чего-то не хотеться смотреть” у меня бывает только для списка “следующих действий”. Бывает, что кидаешь что-то туда, а потом избегаешь смотреть список. Одно такое “токсичное” дело может испортить весь список и помешает его смотреть. Что делать? Выкидывать это дело из списка дел нафиг обратно в корзину входящих. А там рефлексировать над тем, что с ним и почему не хочется делать. (выделил в отдельную заметку: штуки, которые мы не хотим видеть, загрязняют весь список дел)
А чтобы “выигрывать” для списка дел полезны ‘Искорки’ — маленькие дела, которые всегда хочется делать. А для списков со всякой справочной информацией решает количество. Если у вас 100 проектов сделанных, что-то да найдётся. А если система только начинается и там пару проектов — вы не заставите себя их просматривать, мозг будет знать “я точно уверен, что там ничего нужного нет”.
Когда внедрять привычку поиска
Внедрение привычки штука важная и полезная. Но не торопитесь её внедрять. Такая привычка полезна для списков из многих элементов (чтобы не заставлять свой мозг все их запоминать), а самих таких списков должно быть относительно мало (вы не сделаете себе 100 привычек, просто триггер не будет срабатывать).
В остальных же случаях мы опираемся на память, но об этом — другая статья.
“как всё сложно”
На неком более абстрактном уровне, “создание привычки поиска” всё равно работает через механизмы памяти.
- Между новой “сущностью” и категориями, для которых есть привычка должно быть мало некоторое “ментальное расстояние”. Т.е. вы действительно должны подумать “о, вот эта штука — проект, посмотрю ка я её в проектах. А эта штука — статья, посмотрю-ка я её в статьях”.
- Когда вы таки просматриваете списки, вы вряд ли смотрите их целиком. (На примере проектов — вы вряд ли открываете каждый файл.) А значит, содержимое проекта должно каким-то образом всплывать в вашей памяти, чтобы соотносится с искомым. Т.е. вы должны, ища рисунок к статье и увидя проект “отчётная презентация” вспомнить “о, я же там рисунки делал, загляну-ка внутрь”. То, когда так происходит или не происходит, как увеличить вероятность “срабатывания” — большая и не до конца понятная мне тема. Но частично с ней разберёмся в будущих статьях
обсуждение в Телеграм